تتمتع الجمعية بنسبة عالية في الإحتفاظ بأعضائها الحاليين، وذلك بسبب اتصالها المباشر مع أعضائها وتوفيرها لهم آخر أخبار ونشاطات الجمعية وبسبب شعور الأعضاء بأهمية الأعمال التي يشاركون بها في تطوير الجمعية ودعمها، ولأن الجمعية تعتمد إجراءات منظمة وسهلة في تجدد العضوية.
تولي الجمعية أهمية خاصة لتطوير العضوية، فهي تقيِّم عضويتها وتستخدم عدّة وسائل لتطوير العضوية، وتقوم بتنفيذ حملات خاصة بتطوير العضوية بعد أن تكون أعدّت لها بشكل منهجي ومدروس، وترصد لتطوير العضوية الموارد والأدوات التي تحتاجها.

يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• تعرّف الجمعيات على أساسيات الإحتفاظ بالأعضاء.
• الإستثمار الأفضل لقدرات الأعضاء لتفعيل مشاركتهم في تطوير الجمعية.
• تعرّف الجمعيات على المواد الترويجية التي تستخدمها في تطوير العضوية.
• تعرّف الجمعية على كيفية تنفيذ خطة لتطوير العضوية لجذب أعضاء جدد.
__________________________________________________ _
أولاً: الإحتفاظ بالأعضاء
يعتبر الإحتفاظ بالأعضاء من أبرز التحديات التي تواجهها الجمعيات فلا يوجد جمعية نشيطة ومؤثرة في مجتمعها بدون أعضاء نشطين وداعمين لبرامج الجمعية، وانسحاب الأعضاء من الجمعية يمثل مؤشراً سلبياً على تراجع أداء وتأثير الجمعية. ولذلك، لا بد أن تعمل الجمعية على ايلاء الإحتفاظ بالأعضاء الأهمية والمكانة التي يستحقها.
ويعتمد نجاح الجمعية في الإحتفاظ بأعضائها على توفر ثلاثة عناصر رئيسية:
• سهولة تواصل الجمعية مع أعضائها والإتصال بهم.
• الأعضاء يشعرون بأنهم يمارسون دوراً حيوياً في تطوير جمعيتهم وتحسين أدائها.
• الجمعية تعتمد إجراءات منظمة وبسيطة في تعيين العضو أو تجديد عضويته.

1. التواصل الفعّال مع الأعضاء
لتسهيل اتصال الجمعية بأعضائها، لا بد من توفّر قاعدة معلومات شاملة للأعضاء تحتوي على المعلومات الأساسية عن كل عضو، مثل: اسمه/هاتف/فاكس/بريد الكتروني/... الخ).
ويجب أن يتم تحديث المعلومات الواردة في قاعدة المعلومات بشكل دوري أو كلما اقتضت الحاجة.
ويجب أن تعمل الجمعية على التواصل مع أعضائها بشكل فعّال، وذلك من خلال تزويدهم بأخبار الجمعية وآخر نشاطاتها ومخططاتها. ويمكن للجمعية أن تستخدم عدة وسائل وأدوات للتواصل مع أعضائها، منها: النشرات الورقية، البريد، الهاتف، موقع الجمعية على الإنترنت، النشرات الإلكترونية، البريد الإلكتروني ... وغيرها.

2. استثمار قدرات وإمكانيات الأعضاء:
ينتسب إلى الجمعية أعضاء من خلفيات متنوعة، ويتمتعون بقدرات ومهارات وخبرات متعددة، وكل هذا التنوّع في قدرات الأعضاء يساعد على تطوير الجمعية وتحسين أدائها إذا ما قامت الجمعية باستثماره بشكل جيد. ويمكن استثمار قدرات وإمكانيات الأعضاء بشكل جيّد إذا ما قامت الجمعية بإشعارهم بأنهم يقومون بأدوار حيوية في أعمال الجمعية،
ومن هذه الأدوار:
• أن الأعضاء يباشرون مهام ومسؤوليات مهمة مثل الدعم المالي والمعنوي للجمعية، ترشيح أعضاء جدد، تفعيل المشاركة في نشاطات الجمعية وغيرها.
• أن الأعضاء يمثّلون مصدراً مهماً للمعلومات التي تحتاجها الجمعية في التخطيط للبرامج والنشاطات أو في تقييم أداء الجمعية وبرامجها ونشاطاتها.
• أن الأعضاء يباشرون أعمالاً تنظيمية وتنفيذية في الجمعية من خلال عضويتهم في اللجان الدائمة.

3. فعالية اجراءات التجديد:
يجب أن تعتمد الجمعية إجراءات فعّالة وسهلة فيه تجديد عضوية أعضائها، وذلك من خلال متابعتها الدقيقة لمواعيد استحقاق رسوم تجديد العضوية لمختلف الأعضاء، وأن تعمل لدى إرسال رسائل خاصة لطلب تجديد العضوية، وأن تقوم بإعداد وتوزيع النماذج الخاصة بتجديد العضوية.

خلاصة: تتمتع الجمعية بنسبة عالية في الإحتفاظ بأعضائها الحاليين، وذلك بسبب اتصالها المباشر مع أعضائها وتوفيرها لهم آخر أخبار ونشاطات الجمعية. وبسبب شعور الأعضاء بأهمية الأعمال التي يشاركون بها في تطوير الجمعية ودعمها . وبسبب أن الجمعية تعتمد إجراءات منظمة وسهلة في تجدد العضوية.

ثانياً: جذب أعضاء جدد (حملات تطوير العضوية)
تعتبر مهمة جذب أعضاء جدد للجمعية من المهام الحيوية لأي جمعية، خاصة وأن هذه المهمة تعمل على كسب تأييد أكبر، توفير دعم مالي ومعنوي أكبر، وتزويد الجمعية بخبرات ومهارات وإمكانات جديدة.
ويمكن استخدام عدّة طرق لجذب أعضاء جدد للجمعية، منها:
• الحديث المباشر.
• الإستفادة من النشاطات التي تعقدها الجمعية.
• المواد التعريفية والدعائية الخاصة بالجمعية.
• مواقع الإنترنت.
• الإعلانات.
وسيركز هذا القسم على حملات تطوير العضوية كوسيلة لجذب أعضاء جدد للجمعية نظراً لأهمية هذه الحملات وأثرها الكبير. وفيما يلي عرض لأهم خطوات حملات تطوير العضوية:
1. تقييم الوضع الحالي للعضوية:
تهدف هذه الخطوة إلى تقييم وضع العضوية في الجمعية، ويمكن ذلك من خلال إجراء جرد إحصائي للمؤشرات التالية:
• عدد الأعضاء الحاليين: يساعد في التعرف على حجم الأعضاء ومدى استجابة هذا الحجم مع توقعات ودور الجمعية.
• عدد الأعضاء الجدد في السنة الماضية: يساعد ذلك على معرفة نسبة جذب أعضاء جدد، وهل تتفق هذه النسبة مع توقعات الجمعية أو مع حجم إنجازاتها.
• عدد الأعضاء المنسحبين في السنة الماضية: يساعد ذلك في معرفة نسبة الإنسحاب، ومن هم المنسحبون، وقد يساعد في معرفة أسباب انسحابهم وبالتالي البحث في وسائل المعالجة.

2. وضع الأهداف:
تعمل الجمعية في هذه الخطوة على وضع أعداد الأعضاء الجدد الذين ترغب في جذبهم وحتى تنجح الجمعية في وضع الأهداف لا بد:
• أن تجري تقييماً للعضوية وتعتمد على نتائجه في وضع الأهداف.
• أن تضع أعداداً واقعية للأعضاء الذين ترغب في جذبهم.
• أن تقسّم العدد المطلوب من الأعضاء الجدد على أنواع العضوية لديها، مثال (50 عضو عامل 30 عضو مؤازر، 10 أعضاء فخريين) ويكون بذلك العدد المطلوب من الأعضاء الجدد هو 50+ 30+10= 90 عضو جديد.

3. تشكيل وتحفيز فريق العمل:
تقوم الجمعية في هذه المرحلة بتشكيل فريق عمل مسؤول عن إعداد وتنفيذ الحملة، وعادة ما يتكون هذا الفريق من لجنة تطوير العضوية.
وتتم مناقشة تقييم العضوية الحالية والأهداف مع فريق العمل ليقوم بدوره بإعداد وتصميم باقي مراحل الحملة وتنفيذها، ومن الضروري أن يكون كل عضو في فريق العمل على دراية تامة عن الجمعية.
ولا بد أن تقوم الجمعية بتحفيز فريق العمل من خلال شرحها لهم أهمية الوصول للأهداف المتوقعة وأن تشجعهم بمختلف الوسائل على تحقيق هذه الأهداف.

4. مدّة الحملة:
وتحدد الجمعية في هذه المرحلة المدّة التي سيستغرقها تنفيذ الحملة، ويمكن أن تستمر الحملة مدّة يوم، أسبوع، شهر وغيرها من الفترات، ولكن من الأفضل أن يتم تنفيذ الحملة في مدة 30 إلى 60 يوماً لما توفّره هذه المدّة من فترة كافية لجذب أعضاء جدد.
كما تتأثر مدّة الحملة بالأهداف الموضوعة والأدوات التي سيتم استخدامها والمناطق الجغرافية التي ستتم تغطيتها وغيرها، فكلما زادت هذه العناصر كلما امتدّت فترة تنفيذ الحملة.

5. وقت الحملة:
وتحدد الجمعية في هذه المرحلة الوقت الذي ستُطلق فيه الحملة، ويعتبر التوقيت من العناصر الرئيسية التي تساهم في إنجاح الحملة، ومن النصائح العامة في هذا المجال:
• لا تختار التوقيت في فترات العطل الرسمية أو المناسبات، فهذا سيضعف وصول الحملة إلى العديد من الفئات المستهدفة.
• لاتختار التوقيت في فترات صعبة تمر بها الجمعية، فهذا سيضعف إدارة الحملة ولن يوفّر التفرّغ المطلوب لها.
• اربط وقت الحملة مع بعض المناسبات المرتبطة بنشاط جمعيتك.
مثال (جمعية نسائية : من الممكن أن تبدأ حملة تطوير عضوية بمناسبة يوم المرأة العالمي )
6. إعداد قائمة بالفئات المستهدفة:
تقوم الجمعية في هذه المرحلة بإعداد قوائم بأسماء شخصيات أو/و مؤسسات تسعى إلى الإتصال بها ودعوتها للإنضمام معها. وتساعد هذه القائمة بتركيز جهود الحملة على فئات محددة، ويقوم فريق العمل بتعديل هذه القائمة أثناء تنفيذ الحملة كلما اقتضى الحال كأن تلغي أسماء معينة لأنها انتسبت أو إضافة أسماء جديدة.
ويمكن إعداد هذه القائمة بمساعدة:
• الأعضاء الحاليين : يمكن أن يتقرحوا أسماء من معارفهم.
• الموظفون: يمكن أن يقترحوا أسماء لشخصيات تعاملوا معهم.
• القيادات في المجتمعات المحلية: فهم على معرفة بالأشخاص الموجودين في مناطقهم.
ومن الضروري أن تحتوي هذه القائمة على المعلومات الإتصالية لكل الأسماء الواردة فيها.

7. أدوات ومواد الحملة:
تتنوع أدوات حملة تطوير العضوية بتنوع الفئات المستهدفة، فبعض هذه الأدوات تتناسب مع فئة معينة من الفئات المستهدفة إلا أنها لا تتناسب مع فئة أخرى، وبالتالي لا بد أن يتم استخدام أكثر من أداة في الحملة وتوجيهها للفئة المناسبة.
ومن أهم الأدوات:
• الحديث الشخصي المباشر.
• الإتصال بالهاتف.
• المقابلة.
• الإعلام والصحف.
• رسائل رسمية.
• اجتماعات/ندوات/مؤتمرات.
• الدعاية.
• النشرات/الملصقات/المطويات .
• البريد الإلكتروني.
• موقع الإنترنت.
• البريد الأرضي.
• الرسائل القصيرة sms في الهواتف النقالة.
ويمكن استخدام هذه الأدوات حسب حاجة الجمعية وإمكاناتها وحسب طبيعة الفئات المستهدفة. أما بالنسبة للمواد، فلا بد أن تقوم الجمعية بإعداد مواد شاملة تعطي صورة مباشرة وواضحة لمن يطّلع عليها. ويجب أن تكون هذه المواد مُعدَّة بصورة تخدم إنجاح حملة تطوير العضوية.
ومن أهم هذه المواد:
• تعريف عن تاريخ الجمعية وإنجازاتها والفئات الذين تخدمهم وأهم برامجها وخدماتها.
• ماالخدمات والإمتيازات التي يحصل عليها العضو.
• أنواع العضوية في الجمعية.
• إجراءات انتساب العضو ورسوم العضوية.
• تعريف بمهام ومسؤوليات العضو تجاه الجمعية .
• نموذج رسالة دعوة للإنضمام.

8. شعار للحملة:
وهي خطوة اختيارية، ولكن للشعار تأثير إيجابي في الترويج للحملة وفي التأثير على الجمهور وجذبهم، خاصة إذا تمت صياغة الشعار بطريقة مؤثرة ومدروسة. وإذا توفّر شعار للحملة فلا بدّ من وضعه على كافة أوراق ومواد الحملة.

9. إعداد الموازنة:
وهي المرحلة التي ترصد فيها الجمعية الموارد المالية اللازمة لتنفيذ الحملة، ومن المفضل أن تقوم الجمعية برصد مبلغ سنوي يخصص لتطوير العضوية.

خلاصة: تولي الجمعية أهمية خاصة لتطوير العضوية، فهي تقيِّم عضويتها وتستخدم عدّة وسائل لتطوير العضوية، وتقوم بتنفيذ حملات خاصة بتطوير العضوية بعد أن تكون أعدّت لها بشكل منهجي ومدروس، وترصد لتطوير العضوية الموارد والأدوات التي تحتاجها.

_________________________________________________

نصائح وتوجيهات:
• قم بتصميم قاعدة معلومات شاملة تحتوي على المعلومات الأساسية التي تحتاج أن تعرفها عن أعضاء جمعيتك.
• اعمل على تحديث قاعدة المعلومات، واعتمد إجراءات بسيطة للتعرّف على التغيّر في معلومات الأعضاء.
• حدد الأدوات التي ستقوم من خلالها الجمعية في التواصل مع أعضائها وقم بتصميمها واجعلها سهلة الإستخدام وبسيطة، وغير مكلفة، واجعلها غنية بالمعلومات حتى وإن كانت معلومات بسيطة.
• قم بوضع تصوّر لمهام ومسؤوليات الأعضاء ووزعه عليهم.
• قم بتصميم نموذج لتقييم أداء الجمعية ووزعه بشكل دوري على الأعضاء.
• قم بإعداد نموذج ورسالة لطلب تجديد العضوية.
• حدد الوسائل التي يمكن أن تستخدمها الجمعية لجذب أعضاء جدد وقم بتصميم هذه الوسائل.
• قم بإجراء تقييم سنوي لوضع العضوية في الجمعية، وابني على أساسه تصوراً لعدد الأعضاء الجدد المطلوبين للجمعية.
• كوّن لجنة لتطوير العضوية.
• حدد أسباب ومبررات احتياج الجمعية لأعضاء جدد.
• طوّر قائمة بأسماء أعضاء محتملين واعمل على تحديثها من فترة لأخرى.
• قم بإعداد مواد تعريفية تساعدك على جذب أعضاء جدد، اجعلها واضحة ومباشرة .
• تواصل مباشرة مع العضو وزودَه بالمعلومات الأساسية والضرورية حول الجمعية.